Handleiding

1. Eerste evenement aanmaken

In drie stappen sta je online. Maak eerst een account aan, kies (of maak) een organisatie, en klik op “Nieuw evenement”.

1. Basis invullen — titel, korte beschrijving, datum en locatie. Je kunt later alles nog wijzigen.
2. Status instellen — “Concept” voor jezelf, of “Gepubliceerd” om de pagina openbaar te zetten.
3. Link delen — kopieer de aanmeldlink en stuur die rond via mail, WhatsApp of social media.

2. Aanmeldformulier

Het aanmeldformulier vraagt standaard om naam en e-mail. Daarnaast kun je extra standaardvelden aan- of uitzetten en eigen vragen toevoegen.

Standaardvelden

• Telefoon — handig voor urgente updates op de dag zelf.
• Dieet of allergieën — als je eten regelt.
• Opmerkingen — vrije tekst voor wat de deelnemer kwijt wil.

Per veld kies je of het verplicht is of optioneel.

Eigen vragen

Onder “Aanmelden › vragen” voeg je eigen vragen toe. Beschikbare types:

• Kort antwoord — een regel tekst.
• Lang antwoord — een tekstvak voor langere reacties.
• Meerkeuze (één antwoord) — radio-buttons.
• Meerkeuze (meerdere antwoorden) — checkboxes.
• Datum — een datumkiezer.
• Schaal — bv. 1 tot 10.
• Bestand uploaden — deelnemers kunnen een bestand meesturen (bv. een document, foto of PDF). Je vindt die terug per aanmelding in de deelnemerslijst.

3. Deelnemers en CSV

Op het tabblad “Deelnemers” zie je iedereen die zich heeft aangemeld. Je kunt filteren, individuele aanmeldingen openen om antwoorden te lezen, of mensen op de wachtlijst zetten.

CSV-import

Als je al een lijst hebt (bv. uit een ander systeem), kun je die via “CSV importeren” inlezen. Je CSV-bestand moet minstens deze kolommen hebben:

• name — volledige naam
• email — e-mailadres
• phone — telefoon (optioneel)
• dietary_notes — dieet (optioneel)
• notes — opmerkingen (optioneel)

CSV-export

Knop “Exporteren” downloadt de hele lijst (inclusief antwoorden op je eigen vragen) als CSV. Handig voor in Excel of voor de deelnemerlijst-print op de dag zelf.

4. Vrijwilligers

Naast deelnemers kun je ook vrijwilligers werven. Zet de toggle aan via Bewerken › Aanmeldingen › Vrijwilligers. Vanaf dan verschijnt op de publieke pagina een tweede knop: “Help mee als vrijwilliger”.

Vrijwilligers krijgen een eigen vragenlijst en hun aanmelding komt eerst in de status “In afwachting”. Op het tabblad “Team › Vrijwilligers” keur je ze goed of wijs je ze af. Goedgekeurde vrijwilligers krijgen toegang tot het helper-portal waar ze hun eigen taken en het draaiboek zien.

5. Team uitnodigen

Je organiseert vaak niet alleen. Onder Instellingen › Leden nodig je co-organisatoren uit. Je krijgt een persoonlijke uitnodigingslink die je deelt via mail of WhatsApp — degene die de link opent maakt een account aan en zit meteen in jouw organisatie.

Rollen

• Eigenaar — alle rechten, kan ook andere eigenaren toevoegen en de organisatie zelf wijzigen.
• Organisator — kan evenementen aanmaken en beheren, kan helpers uitnodigen.
• Helper — heeft alleen toegang tot het helper-portal, geen beheer-rechten.

6. Planning en draaiboek

Het tabblad “Planning” heeft twee delen:

• Stappenplan (taken) — wat moet er vóór het evenement geregeld worden? Denk aan: locatie boeken, mailing uitsturen, materiaal regelen. Elke taak heeft een deadline en een verantwoordelijke.
• Draaiboek — wat gebeurt er op de dag zelf, in welke volgorde, wie doet wat? Items hebben een tijdstip, een titel en optioneel een verantwoordelijke.

Bij “verantwoordelijke” kies je tussen een lid van je organisatie, een goedgekeurde vrijwilliger, of vrije tekst (bv. “de cateraar”).

Onder “Mijn werk” ziet elk teamlid alleen z'n eigen taken en draaiboek-items.

7. Mails versturen

Bij elke aanmelding gaat automatisch een bevestigingsmail naar de deelnemer met een link naar het deelnemer-portal. De afzender-naam en het reply-to-adres stel je per evenement in onder Bewerken › Communicatie.

Bulk-mail

Onder “Deelnemers” kun je via “Bulk-mail versturen” een mail naar een filter-selectie sturen (bijvoorbeeld “alleen bevestigde aanmeldingen die geen dieet hebben”). Je kunt variabelen gebruiken zoals {{naam}} die per ontvanger worden ingevuld.

Live updates

Tijdens het evenement zelf kun je in één klik een korte update versturen (bv. “Het diner schuift een kwartier op”). Deelnemers met het portal open zien het direct, en de update gaat ook per mail.

8. Publiceren en status

Elk evenement heeft één van drie statussen:

• Concept — alleen jij en je team zien het. De publieke link werkt nog niet.
• Gepubliceerd — de aanmeldlink is openbaar. Deel hem gerust.
• Gearchiveerd — voor afgelopen evenementen. Verdwijnt uit het dashboard maar blijft bewaard.

9. Tijdzone

Alle tijden binnen WatWaarWanneer worden in Nederlandse tijd getoond (Europe/Amsterdam) — ook als een deelnemer of organisator zich in een andere tijdzone bevindt. Zo voorkom je verwarring tussen wat jij ziet en wat een deelnemer in z'n mail leest.

10. Iets werkt niet?

Een paar veelvoorkomende dingen:

• Aanmeldlink doet niets — check of het evenement op “Gepubliceerd” staat.
• Bevestigingsmail komt niet aan — kijk in de spam-folder. Voor je-eigen-domein als afzender is een DNS-setup nodig (bij ons aanvragen).
• Co-organisator komt er niet in — check of de uitnodiging niet verlopen is onder Instellingen › Leden.
• Andere bug — meld 'm via /bug-melden. Vermeld zoveel mogelijk details, dan kunnen we 'm snel oplossen.